Gestor de Documental

En la actualidad las organizaciones trabajan con un gran  número de documentos electrónicos, como facturas, O/C, cartas, procedimientos, políticas, presupuestos,  etc.

 

Gestor de Documentos Electrónicos, consiste en un repositorio central de documentos electrónicos haciéndolos disponibles a un conjunto de usuarios que están conectados a la red local.  Permitiendo que los usuarios puedan guardar ordenadamente, compartir y realizar búsquedas de documentos electrónicos. Las búsquedas se pueden realizar por distintos criterios, como por ejemplo el contenido del documento. 

   

 

  

El objetivo es disponer una forma simple para realizar el almacenamiento, haciéndolos accesibles a un conjunto de usuarios y ofreciendo funciones como búsquedas, permisos sobre documentos, historial de versiones y clasificación jerárquica de documentos.

Características

Las características más relevantes del Gestor de Documentos son:

• Clasificación de documentos basada en una taxonomía.
• Bloqueo y desbloqueo de documentos.

Versiones de los Documentos:

• Acciones de check-out (descarga desde el repositorio) y check-in ( subida al repositorio ).
• Opción de añadir comentarios a cada modificación de documento que genera una nueva versión del mismo.
• Restauración de versiones previas de un documento.
• Visionado del historial de cada documento a través de la correspondiente pestaña en la interfaz web.

Búsquedas:

• Búsqueda por diversos criterios: Por contenido del documento, utilizando palabras claves (keywords), por la fecha de modificación o por el nombre del autor del documento.
• Indexación automática en función del tipo de archivo basado en su formato. Entre los distintos formatos soportados para esta indexación tenemos: MS-Office, OpenOffice, texto plano, RTF, HTML, XML y JPEG.
• Opción de salvado de búsquedas para tener a mano las más frecuentes.

Seguridad:

• Seguridad basada en rol de usuario: El acceso a la aplicación se realiza a través de un usuario.
• Soporte de diferentes métodos para la autentificación de usuarios.
• Sistemas de permisos, tanto para carpetas como para documentos.

Administración:

• Importación y exportación de documentos y carpetas desde y hacia el sistema de ficheros.
• Acciones sobre archivos y carpetas: Descargar, renombrar, eliminar, bloquear, desbloquear, mover y copiar.

Describiendo la aplicación:

 Propiedades de un documento:

 

Historial de las Versiones del documento.

 Insertando un nuevo documento al repositorio

 

 

Busqueda por el contenido del Documento